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(2) 做貨載衡量單 (8份)，參展者辦，組織者匯總

(3) 辦出口許可證，注意一般許可或特別許可

(4) 做類別單

(5) 出具報關函、出口報關單

(6) 辦運輸保險

(7) 辦商檢證(參展者辦)

(8) 辦普惠制證明

(9) 辦原產地證明或領事認證(組織者辦)

(10)
 出具免征港務費函、包裝情況表，發委托裝船通知書

(11)
 做裝箱單

(12)
 裝車、船后索提單

五、 宣傳廣告
1. 宣傳文字

2. 基本資料

(1) 展覽概要(單頁)

(2) 展覽指南：公司介紹(名稱、地址)、展出內容、產品介紹、展臺號等，平面圖圖、詢問地址等

(3) 信封、信紙、資料袋
3. 宣傳對象：(貿易商、制造商、零售商、批發商、消費者等)

4. 宣傳渠道：(公關代理、廣告代理、使館、航空公司、貿易機構等)

5. 宣傳方式

(1) 新聞：新聞招待會、記者接待室、新聞稿發布

(2) 刊物：在報紙、雜志、內部刊物刊登廣告、消息

(3) 海報、招牌廣告

(4) 直接發函：組織者和參展者都寄發，寄發給目標觀眾、工商團體、新聞機構等

(5) 電視、電臺：刊登廣告、消息

(6) 記錄：攝像、攝影(開幕式、招待會、記者招待會、展場、洽談等)

(7) 展覽會目錄：填交登錄材料、刊登廣告

6. 宣傳資料運輸：裝箱、造冊

六、 展臺工作和貿易活動

1. 準備貨源、貨單、價格單、合同和成交條件

2. 編印詢問表、記錄表、統計表和其他表格

3. 選擇、培訓展臺人員，并交代展臺工作要求

4. 布置展臺、檢查展臺文字、測試展品

5. 介紹、演示展品

6. 散發資料

7. 接待觀眾、接待記者、接待貴賓

8. 貿易洽談、成交

9. 調研：包括市場調研、展出設計布置和效果等

10. 報告會、講座

11. 統計、記錄

12. 展臺管理：安排輪班，現場工作安排、管理，維護展臺環境和秩序，監督展臺率，總結分析每天展出情況，采取必要的工作調整
13. 評估總結

14. 后續工作

七、 儀式

1. 開幕式/館日、招待會

日期、時間、地點、范圍、規模、程序、主賓、出席人(名單)、邀請(請柬、印刷、片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花)、儀式、講話(講話稿內容、審核、翻譯、設備)、帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導)、參觀(路線、引導、解說)、招待會、備餐菜水內容)、資料(展覽會介紹、講話稿、貴賓名單)、禮品

2. 邀請安排
(1) 邀請函或請柬格式

(2) 印制、寄發日程

(3) 邀請范圍、名單收集篩選

3. 人員安排
(1) 發言人

(2) 工作人員

4. 場地安排：大廳、貴賓室、簽到臺、租用布置

5. 用具、資料

(1) 用具：國旗、國歌磁帶或樂譜、簽到簿、簽到筆、名片盒、佩花、裝飾花、彩手套、托盤
(2) 資料：儀式程序表、講話稿、展覽介紹
6. 其他安排：停車、貴賓引導、安全、保衛、消防

八、 交際

1. 拜會：對象、日程、安排、資料、禮品

2. 宴請：對象、日程、邀請、地點安排、菜水安排、座位安排、講話安排

3. 禮品：購買、制作、包裝

4. 聯系征求支持單位

5. 發函致謝支持單位

6. 禮品、招待品裝箱造冊

九、 行政
1. 展覽團：設立展覽團管理體系，任命展覽團管理人員，挑選展臺人員包括推銷人等，雇傭展臺輔助人員包括招待員、譯員，編制名單等

2. 證件：辦理簽證、展覽會入場證等

3. 交通：安排行期和路線、訂機、船、車票，向參展公司確認或自行安排